Unia Europejska jest organizacją, która za jeden z celów nadrzędnych uznaje zminimalizowanie różnic pomiędzy państwami członkowskimi. Cel ten jest realizowany poprzez przeznaczanie odpowiednich środków finansowych na rozwój wielu sektorów gospodarki. Wśród nich, szczególny nacisk kładzie się na rozwój przedsiębiorstw oraz wzrost zatrudnienia, a także, wynikającą z tego, poprawę poziomu życia mieszkańców państw członkowskich.

I tutaj pojawiają się dofinansowania unijne, które są wsparciem udzielanym z Funduszy Europejskich. W przypadku chęci otwarcia własnej firmy mogą być nieocenioną pomocą dla początkującego przedsiębiorcy. Dotacje z Unii Europejskiej nie są formą pożyczki, tzn. nie podlegają spłatom, ale w przypadku niedotrzymania elementów umowy mogą ulegać zwrotowi. Możliwość uzyskania informacji dotyczących wnioskowania o dofinansowanie unijne nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców. O informacje w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich czy w wyszukiwarkach internetowych mogą się ubiegać również osoby fizyczne czy organizacje pozarządowe, a także instytucje publiczne, np. uczelnie. Ponadto, eksperci pomogą odnaleźć lokalizację, do której należy się zgłosić, aby podnieść swoje kwalifikacje zawodowe przez uczestnictwo w kursach doszkalających bądź udziale w projektach celowanych w osoby bezrobotne. Stąd, łatwo zauważyć, że specjaliści z Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich i oficjalne wyszukiwarki konkursów będą znakomitym źródłem informacji na temat dotacji unijnych zarówno dla większych i mniejszych firm, instytucji publicznych oraz samorządów lokalnych, jak i dla przeciętnych obywateli. W pierwszej kolejności osoba starająca się o otrzymanie dotacji z Unii Europejskiej powinna wyznaczyć cel, na jaki będą przeznaczone otrzymane środki. Wiąże się to ze stworzeniem biznesplanu firmy, który zawierać powinien prezentację pomysłu wraz z odpowiednim uzasadnieniem oraz opis, jakie skutki przyniesie jego wdrożenie w życie, a następnie przeanalizowanie szans tego pomysłu na rynku. W przypadku otwarcia własnej działalności ważne jest, by proces ten nie był motywowany jedynie chęcią otrzymania dotacji z UE, lecz aby to dofinansowanie było wsparciem dla rozwoju innowacyjnego pomysłu. Drugim punktem na drodze ubiegania się o dotacje z UE jest wybór właściwego programu operacyjnego oraz takich aktywności, które będą najbliższe potrzebom danej działalności gospodarczej. Program powinien być wybrany w taki sposób, aby działania realizowane w jego zakresie pozwoliły osiągnąć wyznaczony cel. Cenną pomocą może również być aplikacja dostępna na portalu dotyczącym Funduszy Europejskich. Można w niej znaleźć Poradnik Beneficjenta, który – na podstawie odpowiedzi na kilka łatwych pytań – pomoże wskazać najbardziej odpowiedni program oraz realizowane w jego ramach działania, w zakresie których można starać się o dotacje z Unii Europejskiej. Warto też wiedzieć o istnieniu internetowej wyszukiwarki projektów unijnych (funduszeeuropejskie.gov.pl/wyszukiwarka), za pomocą której można:

• znaleźć dostępne projekty,
• sprawdzić, kto jest adresatem danego projektu,
• jakie kryteria należy spełniać, aby była możliwość wzięcia w nim udziału.

Informacji na temat aktualnych projektów udzielają też specjaliści w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich. Po wyborze odpowiedniego projektu unijnego, kolejnym krokiem będzie odnalezienie instytucji, która ogłosi nabór wniosków w ramach wybranej przez nas aktywności oraz kontakt z podmiotem go realizującym i zgłoszenie chęci wzięcia w nim udziału. Poza tym, osoby zajmujące się danym projektem na pewno udzielą odpowiedzi na nurtujące pytania. Czasami organizowane są również spotkania osób zainteresowanych projektem oraz otrzymaniem dofinansowania na otwarcie własnej firmy. W czasie starań o otrzymanie dofinansowania z UE na otwarcie własnej działalności warto postarać się o uzyskanie stosownego zaświadczenia, które można przedłożyć w urzędzie pracy. Celem jest uniknięcie sytuacji skierowania do pracy podczas wstępnego rozwoju własnej firmy.

Co z pomocą ze strony firm doradczych?

Korzystanie z usług firm doradczych wymagających odpowiedniego opłacenia nie jest konieczne, by złożyć wniosek unijny spełniający wszystkie niezbędne kryteria. Wystarczającym będzie uważne przeczytanie dokumentów i sformułowanie wniosku zgodnego z obowiązującymi wytycznymi.

W trakcie poszukiwań dokumentów niezbędnych do złożenia wniosku – formularzy i wskazówek odnośnie ich wypełnienia oraz wytycznych wskazujących reguły kwalifikacji kosztów do projektu i szczegóły dotyczące objęcia ich dotacją, z pewnością natkniesz się na oferty proponujące zakup powyższych materiałów za odpowiednią opłatą. Jednakże, należy wiedzieć, że dokumenty te dostępne są bezpłatnie na stronach prezentujących ogłoszenia nt. konkretnych konkursów. Podobnie sprawa ma się w kwestii ofert dotyczących sprzedaży płyt czy książek, w których, poza wyżej wymienionymi dokumentami, można znaleźć wzory wypełnionych już wniosków. Wzory te są jednak jedynie kserokopiami wniosków z lat ubiegłych, w związku z czym nie przydadzą się w tworzeniu wniosków w bieżącym roku.

Firmy doradcze udzielające pomocy w kwestii złożenia wniosku działają bez wątpienia zgodnie z prawem. Jednakże, mikro- i małe przedsiębiorstwa chcące ubiegać się o dofinansowanie na niezbyt duże kwoty, powinny zastanowić się, czy bardziej korzystnym nie byłoby samodzielne wypełnienie wniosku z ewentualną pomocą osób pracujących w działających na terenie całej Polski Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, gdzie otrzymają bezpłatne wsparcie, podczas gdy za usługi profesjonalnych doradców trzeba będzie niemało zapłacić.

Czy wniosek spełnia kryteria w ramach danego programu?
Aby upewnić się, czy wniosek spełnia wymagane kryteria w ramach danego konkursu, we wspomnianych wyżej Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich jest możliwość sprawdzenia poprawności dopasowania wniosku do określonego konkursu. Usługa ta jest bezpłatna. Znalezienie najbliżej znajdującego się w/w punktu jest możliwe na stronie internetowej:

funduszeeuropejskie.gov.pl

Jeżeli w najbliższej okolicy nie ma takiego punktu, to od czasu do czasu jest możliwość konsultacji w Mobilnych Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, pojawiających się w miejscowościach, w których taka instytucja nie znajduje się na stałe. Najważniejszym krokiem w ubieganiu się o dotacje z Unii Europejskiej jest zapoznanie się z regulaminem danego projektu oraz wypełnienie formularza zgłoszeniowego. W sytuacji, gdy pierwszy raz wnioskuje się o uzyskanie dotacji, celowym będzie skorzystanie z przewodników, które poinstruują jak poprawnie wypełnić wniosek. To, ile dokumentów będzie wymagane zależy od specyfiki wybranego projektu. W przypadku każdego projektu unijnego wzór formularza jest nieco inny ze względu na inną tematykę i szczegóły każdego z projektów. Należy pamiętać, że im dokładniej i konkretniej opisany jest projekt, tym istnieje większe prawdopodobieństwo pozytywnej oceny wniosku i większa szansa uzyskania dotacji z UE. Akceptacja wniosku o udział w projekcie jest znakiem, że osoba składająca wniosek będzie mogła w najbliższej przyszłości wziąć udział w zajęciach szkoleniowych, które pomogą w nauce podstawowych umiejętności niezbędnych początkującemu przedsiębiorcy, takich jak: sporządzenie biznesplanu, pisanie wniosków o dofinansowanie na rozpoczęcie działania firmy, kwestie marketingowe czy uzyskanie innych umiejętności specyficznych dla danego programu. Szkolenia z pewnością poszerzą horyzonty początkującemu przedsiębiorcy, co pomoże we wkraczaniu firmy na rynek. Przy chęci pozyskania funduszy z Unii Europejskiej na rzecz otwarcia własnej działalności gospodarczej należy pamiętać, że dotacje te nie mogą pełnić funkcji budżetu całkowitego, przyszły przedsiębiorca powinien wnieść w rozwój działalności również wkład własny. Jego wysokość jest zależna od charakteru projektu. Należy też pamiętać, że nie muszą to być środki finansowe, które osoba posiada bezpośrednio na koncie, mogą pochodzić one z kredytu bądź pożyczki. Tą kwestią różnią się dofinansowania pochodzące z UE i te, otrzymywane z urzędu pracy – w przypadku tych drugich, nie ma konieczności zainwestowania własnych funduszy. Sporządzony wniosek należy złożyć w instytucji zajmującej się przyjmowaniem wniosków do tego projektu. Należy to zrobić w formie papierowej bądź elektronicznej lub w obu, w zależności od wymagań projektu. W przypadku konieczności składania zarówno wersji drukowanej, jak i elektronicznej trzeba pamiętać, że wersje te nie mogą się niczym różnić. Niezwykle istotne jest też sprawdzenie, czy we wszystkich wymaganych miejscach złożone są podpisy oraz pieczątki. Na ocenę wniosku czeka się maksymalnie 3 miesiące. Pierwszym podstawowym punktem jest spełnienie kryteriów formalnych wymaganych w przypadku danego projektu. Można do nich zaliczyć, m.in. terminowość złożenia wniosku oraz obecność wszystkich niezbędnych dokumentów i zaświadczeń. Po analizie tych cech członkowie Komisji podejmują decyzję o przyjęciu wniosku i przekazaniu go do oceny merytorycznej, przekazaniu do poprawy lub odrzuceniu.

Drugim krokiem jest analiza merytoryczna, w której członkowie Komisji Oceny Wniosków oceniają szczegóły dotyczące planowanej inwestycji wraz z uwzględnieniem warunków panujących w danym regionie:

1. Pierwszym elementem jest analiza opisu działania – ocena szans na zaistnienie projektu w określonym sektorze gospodarki, jego zalet oraz rynku, na którym będzie realizowany.
2. Kolejnym – ocena wykształcenia i stażu zawodowego osoby podejmującej działalność, następnym – analiza przewidywanego budżetu oraz przemyślności wydatków.
3. Kolejnym – analiza konkurencji dla firmy w zakresie planowanego projektu, a ostatnim – analiza przebiegu przygotowań do rozpoczęcia inwestycji. Każdy z elementów analizy podlega punktowaniu.

Ważną składową oceny jest też odbycie rozmowy z ekspertem z zakresu doboru zawodu. W wyniku wszystkich powyższych analiz uzyskiwana jest suma punktów, która decyduje o przyjęciu bądź odrzuceniu wniosku. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku przyszły Beneficjent, jeszcze przed podpisaniem umowy dotyczącej udzielenia dotacji, jest zobowiązany do zabezpieczenia dotacji, co jest ochroną przed niezgodnym z deklarowanym wykorzystaniem dofinansowania unijnego. Zabezpieczenie to powinno być dokonane na kwotę większą bądź równą 140% przewidzianej dotacji i może być rozbite na kilka form, wśród których wyróżnia się:

• zablokowanie rachunku bankowego,
• zagwarantowanie zwrotu przez bank,
• ograniczenie prawa własności nieruchomości lub rzeczy, zwykłe poręczenie lub weksel z poręczeniem.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o uzyskanie dofinansowania z Unii Europejskiej, niezbędne jest podpisanie umowy z instytucją zajmującą się przekazaniem dotacji. Zawiera ona wszystkie istotne informacje związane z otrzymanym dofinansowaniem, m.in.:

• informacje dotyczące obu stron umowy,
• warunki przyznania funduszy,
• obowiązki leżące po stronie Beneficjenta,
• reguły rozliczania wydatków oraz kontroli,
• także warunki rozwiązania umowy.

Poza tym, wymagane jest dostarczenie dodatkowych dokumentów, spośród których najczęściej:

• oświadczenia o niekaralności oraz o bieżących płatnościach podatków i opłat do ZUS,
• pismo nt. aktualnej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym lub ewidencji firm,
• jako załącznik należy też zawsze dołączyć wniosek o przyznanie dofinansowania z UE,
• w zależności od projektu, czasem obowiązkowe są również inne zaświadczenia.

Po otrzymaniu środków na otwarcie działalności gospodarczej kolejnym, wynikającym z tego, etapem jest samo założenie firmy. Następnie, należy wybrać właściwe biuro rachunkowe oraz założyć konto bankowe firmy, a także zadecydować o rejestracji jako czynnego podatnika VAT. Trzeba wiedzieć, że w początkowym okresie po otrzymaniu dofinansowania praca działalności gospodarczej będzie podlegała nadzorowi, natomiast likwidacja firmy przed terminem określonym w umowie skutkować będzie zmuszeniem Beneficjenta do zwrotu kwoty otrzymanej dotacji. Podpisanie umowy związane jest, tak jak już wcześniej było wspomniane, z koniecznością dotrzymania zawartych w niej obowiązków. Pierwszym najważniejszym obowiązkiem jest wydatkowanie otrzymanych środków zgodnie ze sporządzonym uprzednio planem. Poza tym, po zakończeniu projektu Beneficjent musi przedstawić rozliczenie w ciągu 30 dni od wykorzystania otrzymanych funduszy. Jest ono niczym innym, jak przedstawieniem stosownych dokumentów, tzn. wniosku o zrealizowanie płatności, w którym należy zamieścić informacje dotyczące okresu rozliczenia i poniesionych kosztów, oraz samych dowodów zapłaty (faktur). Po zakończeniu projektu należy sporządzić rozliczenie obejmujące cały okres jego trwania, w tym wniosek o końcową płatność wraz z wszystkimi fakturami. Wtedy, można się spodziewać kontroli z instytucji zajmującej się realizacją określonego projektu, której celem jest weryfikacja zgodności finansowej z przewidywanym planem. Spełnienie wszystkich obowiązków zawartych w umowie pozwala na zyskanie pewności, co do wypłaty dotacji. Instytucją biorącą udział w przekazywaniu dofinansowania podmiotom w przebiegu dwóch programów operacyjnych oraz Beneficjentem Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa w latach 2014-2020 było Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR). Była ona odpowiedzialna, m.in. za sprawne wypłaty i rozliczenia dofinansowań przeznaczonych na nowatorskie pomysły, a także za poradnictwo dla beneficjentów, którzy aktualnie realizują projekty dofinansowane przez Unię Europejską. Ze względu na umiejętne łączenie środowisk biznesu i nauki, odgrywa ogromną rolę w pobudzaniu rozwoju całej gospodarki.

Najszerzej rozpowszechnionym programem kładącym nacisk na badania i rozwój nowatorskich rozwiązań jest Program Operacyjny Inteligentny Rozwój. W jego ramach dotacje mogą otrzymać naukowcy i przedsiębiorcy łączący siły w badaniach i rozwoju innowacyjnych projektów. Główne założenie tego projektu to „Od pomysłu do przemysłu”, co można rozumieć jako aktywną pomoc w realizacji ciągu zdarzeń – od stworzenia koncepcji przez jej urzeczywistnienie, aż do wprowadzenia produktów, usług czy technologii na rynek.

Kolejnym projektem jest Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, który szczególnie skierowany jest na poprawienie działań publicznych oraz politycznych w zakresie edukacji, pracy oraz całej gospodarki. Dofinansowania otrzymane z Unii Europejskiej umożliwiają rozwój szkolnictwa wyższego oraz współpracę międzynarodową.

Programu Operacyjnego Polska CyfrowaProgram Operacyjny Polska Cyfrowa, którego Beneficjentem jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju celuje w rozwój innowacji cyfrowych, m.in. na poziomie e-administracji umożliwiającej załatwienie wielu spraw urzędowych za pośrednictwem Internetu, a także rozpropagowania wiedzy i umiejętności dotyczących posługiwania się komputerem.

Wszystkie powyższe programy realizowane są w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Europejskiego Funduszu Społecznego. Odrębną formą wsparcia początkującego przedsiębiorcy jest tzw. wsparcie pomostowe będące pomocą pozwalającą uzyskać raczkującej firmie płynność finansową. Ważne jest, że wsparcie pomostowe jest pomocą niepodlegającą zwrotowi i wynosi z reguły ok. 1000 zł miesięcznie i umożliwia pokrycie bieżących wydatków, gdyż wypłacane jest w comiesięcznych transzach. Rozliczenie tej formy pomocy początkującemu przedsiębiorcy jest podobne jak w przypadku wyżej opisanych dotacji, z tym, że czas, po którym należy przedłożyć rozliczenie wynosi 15 dni. Przy podejmowaniu decyzji o ubieganie się o dofinansowanie unijne trzeba pamiętać, że proces ten jest skomplikowany i długotrwały, często czas od złożenia wniosku do uzyskania dotacji to nawet rok. Jednakże, otrzymane fundusze mogą być szansą dla wdrożenia w życie nowego pomysłu i zaistnienia na rynku, dlatego warto być cierpliwym i nie poddawać się jedynie ze względu na czasochłonność procesu.